今回は、就業規則を電子申請する手順について説明します。
社会保険や雇用保険の手続きについては、電子申請も一般的になってきましたが、就業規則や労使協定を電子申請しているという会社はかなり少数であるようです。
そこで今回は、ほとんどの会社が行っていない就業規則の電子申請について解説してみたいと思います。
それでは、始めましょう。
手続を検索する
まずは、e-Govのウェブサイトから就業規則届を検索します。
今回行うのは、
就業規則（変更）届（各事業所単位による届出）となります。
このほかに、本社一括での届出も電子申請できます。
検索キーワードを打ち込みます。
検索結果一覧の中から
「就業規則（変更）届（各事業所単位による届出）」を選択します。
就業規則（変更）届の作成
それでは早速、就業規則届の作成から行っていきます。
電子申請アプリを立ち上げます。（※最初は、事前設定が必要です。）
申請情報の入力を行います。
労働保険番号の入力は全角で行ってください。
入力が済んだら【入力チェック】を行い【署名して次へ進む】
届出を行う就業規則のファイル形式を選択することができます。
電子証明書をつけます。
内容をパソコンに保存します。
新たに今回の申請ファイルを保存するフォルダを作成しましょう。
保存できたら、次に
続けて行う操作を選択します。
ここでは、【引き続きこの手続の他の申請届出書を作成します。】を選択
意見書の作成
引き続き労働者の意見書を作成します。
※意見書には、本来、労働者本人の電子証明書が必要ですが、労働者本人の電子証明書をつけることは困難なので、あとで、添付書類として紙で作成した意見書も添付します。
意見書に必要な情報を入力します。
できたら【入力チェック】を行い、【署名して次へ進む】
電子証明書をつけます。
意見書の内容を保存します。
続けて行う操作を選択します。
ここでは、【これまでに作成した申請届出書をe-Govに保管します。】を選択
預かり票をダウンロードします。
分かりやすい場所に保存します。
預かり票をできたら、電子申請アプリを終了させます。
意見書の添付
e-Govのウェブサイトから【添付書類】をつけていきます。
ここでは、労働者代表者から書いてもらった「意見書」を電子ファイル（PDFファイル）にして、添付していきます。
電子申請アプリを立ち上げます。
続いて、以下のような「意見書」のファイルを添付していきます。
参照ボタンからファイルを指定して、「意見書」を選択します。
セットできたら、【署名して次へ進む】
電子証明書をつけます。
内容をフォルダに保存します。
再び、預かり票をダウンロードします。
今回は、既にダウンロード済みの預かり票を指定してから【保管】してください。
預かり票をダウンロードします。
電子申請アプリを一旦、終了します。
就業規則ファイルをつけて電子申請する
e-Govのウェブサイトに戻り、再開します。
ここから、電子申請の本則や賃金規定、育児介護休業規定などを添付して最終的に電子申請を行います。
電子申請アプリを再び立ち上げます。
一番最後にダウンロードした預り票を読み込みます。
以下が読み込まれていることを確認して、【進む】
基本情報を【ファイルから読込」の機能を使って読み込みます。
一番下の提出先は、管轄の労働基準監督署に設定してください。
下の画面から、就業規則ファイルを添付します。
規定がわかれている場合は、【追加】ボタンから複数ファイルを添付することができます。
主なものは、
・就業規則（本則）
・賃金規定
・育児、介護休業規定
・パート規定
・嘱託規定 など
内容を保存します。
内容を確認して、チェックをつけて【チェックした申請届出書を提出】
この後に、到達番号と問い合わせ番号が画面に表示されます。
【パーソナライズへ登録】を忘れずに行っておいてください。
※パーソナライズについては、【e-Gov】パーソナライズへの開設方法と公文書のダウンロード方法
労働基準監督署から完了通知が届くと、以下のような公文書がダウンロードできます。
電子的な受付印をつけて戻してくれます。
この公文書を保管しておけば、届出済みであることが証明できます。
最後に
いかがだったでしょうか？
現在のところ、就業規則の届出については、e-Govのウェブサイトから行う必要があるので、結構時間を要します。
私の場合は、届け出の為に大量の規定を印刷して労基署にもっていくのが嫌なので、電子申請を行ってみました。
労基署に行っても、中身をチェックしてくれるわけでもなく、受付印を押してくれるだけの届出なので、こんなことは電子申請で充分だと思います。
もう少し、短時間で申請できるようにしてほしいのが本音ですね。
皆さん是非、この記事を参考に挑戦してみてください。